Bring certified copies with you, it will save you time

Have you ever brought an original document (a single copy!) to the Department of Foreigners and had it confiscated by an official on the spot? With our help, this won’t happen to you again. The institutions, in our case especially the Ministry of the Interior, require the original document to be included in the file. To make sure you don’t lose your valuable documents, we can advise you on how to obtain certified copies (“ověřená kopie”).

What is meant by original documents? Let’s take an example. Look at your employment contract. It should bear the signature of a company representative, preferably in blue ink, and ideally also the company’s stamp. We call this version of the document the original; it shows that the information is genuine and therefore valid. 

If you decide to make copies on your own and copy the contract yourself, we will call the finished product a plain copy, which does not carry the same weight as the original. The Ministry of the Interior (Department of Foreigners) will not accept it and other authorities will very likely not accept it either. 

How to ensure that the copy of the document is certified?

We recommend contacting a notary or Czech POINT, which is the most accessible place where you can obtain certified copies of documents. For example, you can find Czech POINT at almost every post office. It does not take long and it is not very expensive. The certified copy will be marked with a sticker or stamp with details of the office and the person who made the copy.

That’s it, we have a document that carries the same weight as the original because it was made by a registered office and worker, and has its own traceable number in the records. Such a service costs 30 CZK per page, some places also charge you a few crowns for copying (for example at the post office), elsewhere you pay 21% VAT (at a notary).

Please also take into account that in the case of multilingual or foreign language documents, you may not be served at Czech POINT offices. In these situations, it is better to contact a notary office. Or see our previous article on how to get a certified translation of documents into Czech.

There are exceptions

As with everything, we can find exceptions. If for some reason you need to present civil registry documents, such as birth or marriage certificates, you can go straight to the office with only the originals, without a certified copy. There is an exception for civil registry documents, the clerk is required to copy them. 

Those who are prepared are not caught off guard. If necessary, always go to the offices armed with certified copies of essential documents. This will save you the trouble and time you would later spend proving the copies, and you will certainly make the officials happy by being prepared, which can always come in handy.

If you would still like to entrust your work to professionals who will make certified copies for you, do not hesitate to contact us. We can even accompany you to the authorities and assist you professionally throughout the process.

Už se vám někdy stalo, že jste na oddělení pobytu cizinců přinesli originální dokument (jedinou kopii!), který na místě propadl úředníkovi? To už se vám s naší pomocí nestane. Instituce, v našem případě zejména ministerstvo vnitra, vyžadují originální dokument, který zařadí do spisu. Abyste o své cenné dokumenty nepřišli, poradíme vám, jak si obstarat jejich ověřené kopie.

Co se rozumí originálními dokumenty? Ukážeme si to na příkladu. Podívejte se na svoji pracovní smlouvu. Měla by být opatřena podpisem zástupce společnosti, a to nejlépe modrým inkoustem, a v ideálním případě také razítkem společnosti. Takovou verzi dokumentu nazýváme originálem, je z ní zřejmé, že uvedené informace jsou pravé, a tedy platné. 

Rozhodnete-li se udělat kopie na vlastní pěst a okopírujete si smlouvu sami, hotový produkt budeme nazývat obyčejnou kopií, která nemá stejnou váhu jako předloha. Ministerstvo vnitra (Oddělení pobytu cizinců) vám ji neakceptuje a jiné úřady velice pravděpodobně také ne.

Jak zajistit, aby byla kopie dokumentu úředně ověřená?

Doporučujeme se obrátit na notáře či pracoviště Czech POINTu, což je nejdostupnější místo, kde si můžete ověřené kopie dokumentů obstarat. Czech POINT totiž najdete například téměř na každé poště. Netrvá to dlouho a není to ani příliš drahé. Ověřená kopie bude označena nálepkou či razítkem s detaily o kanceláři a osobě, která kopii vyhotovila.

A je to, máme dokument, který má stejnou váhu jako originál, protože byl proveden registrovaným místem a pracovníkem a má své vlastní číslo dohledatelné v evidenci. Taková služba stojí 30 korun za stránku, někde vám naúčtují také pár korun za kopírování (třeba na poště), jinde zase zaplatíte 21% DPH (u notáře).

Berte také v potaz, že v případě vícejazyčných či rovnou cizojazyčných dokumentů nemusíte být na pracovištích Czech POINT obslouženi. V těchto situacích se raději obraťte na notářskou kancelář. Nebo se podívejte na náš předchozí článek o tom, jak si pořídit ověřený překlad dokumentů do češtiny.

Existují výjimky

Jako u všeho, i zde můžeme najít výjimky. Pokud z nějakého důvodu musíte předložit matriční dokumenty, například rodné či oddací listy, můžete vyrazit rovnou na úřad jen s originály, bez ověřené kopie. Pro matriční dokumenty existuje výjimka, ty úředník okopírovat musí. 

Kdo je připraven, není zaskočen. Je-li to nutné, choďte na úřady vždy vyzbrojeni ověřenými kopiemi zásadních dokumentů. Ušetříte si tím starosti a čas, který byste věnovali pozdějšímu dokládání kopií, a navíc svou připraveností určitě uděláte radost úředníkům, což se vždy může hodit.

Pokud byste přesto rádi svěřili práci do rukou profesionálů, kteří vám ověřené kopie zhotoví, neváhejte se na nás obrátit. Na úřady vás dokonce můžeme doprovodit a v celém procesu vám odborně asistovat.